Montar un sistema documental con muy pocos recursos

La documentación en cualquier empresa es fundamental. Pero no se puede disponer de medios ilimitados. Montar un sistema documental muy eficaz y práctico con recursos gratuitos es posible y fácil.

Una pequeña empresa o un departamento de una empresa mediana, cuando está desarrollando un nuevo proyecto a veces parte casi de cero. Los documentos que se han de generar son, sobre todo, manuales de procesos, diagramas y tablas o bases de datos. Hay tres herramientas ‘gratuitas’ particularmente útiles en esta tarea. En el título de cada una está un enlace a su página.

1.- CherryTree

Esta herramienta es en si misma suficiente para el fin propuesto, si bien las tablas de datos conviene manejarlas aparte por flexibilidad de uso y se tratan en un apartado más abajo. CherryTree alberga contenidos de texto, imágenes, diagramas, tablas, que se pueden agrupar en una estructura en forma de ‘árbol’, con sus capítulos de cada apartado. Esto permite ordenar los documentos en secuencias o ‘ramas’ lógicas. Lo más importante de CherryTree es su capacidad para importar documentos de otros orígenes, por ejemplo documentos de word, textos, páginas web. Asímismo puede exportar a un buen conjunto de otros documentos, como texto plano, PDF, RTF y sobre todo a HTML, con lo que se generan páginas web completas que pueden visualizarse sin necesidad de ningún servidor. Basta con ponerlas en un directorio compartido por los miembros del equipo que tengan que verlo. Sus ‘árboles’ quedan archivados en un sólo contenedor, con lo que también es muy fácil hacer backups o compartirlos en la red en la que se esté trabajando.

2.- Dia

Se trata de una herramienta genial para generar diagramas, organigramas, imágenes de cómo ha de desarrollarse un proceso, y todo lo que la imaginación pueda dar de si en plan ‘mindmap’. Sirve para preparar los diagramas con los que ilustrar los textos que se van necesitando para los contenidos del CherryTree.

3.- TablePro

Es el mejor programa que conozco para crear, editar y consultar tablas individuales o pequeñas bases de datos en formato de texto plano. La versión 3.19 a la que apunta el enlace del título es la última versión freeware. También se encuentra otra versión 3.28, posterior, en: http://www.brothersoft.com/tablepro-31078.html. Luego dejó de ser freeware y cambió de desarrollador. Tablepro genera y gestiona de forma muy sencilla y segura archivos en formato CSV, que pueden ser también generados y procesados por hojas de Excel, aunque Tablepro es mucho más simple y es portable. Cada archivo CSV de Tablepro sólo contiene una tabla. Lo importante, más aún que el método que se use para construir las tablas, es tener los datos claramente individualizados siguiendo las reglas de normalización de bases de datos en forma de tablas individuales (procesos, suministradores, empleados, pedidos, facturas, etc.), susceptibles de manejo posterior mediante una base de datos relacional.

… Acabando lo iniciado con TablePro mediante CSVEd y SQLite Manager:

Con otro programa freeware, CSVEd, se puede afinar el contenido de las tablas en formato CSV si es preciso, pues este programa es capaz de crear, editar, borrar, sus columnas o sus registros en conjunto. Una vez tengamos toda la información depurada en las distintas tablas, lo lógico es importarlas para su uso con un sistema gestor de bases de datos relacional (RDBMS), del que podemos aprovechar su capacidad para albergar todo el conjunto de tablas que forman cada base de datos, podremos establecer relaciones entre los datos de las tablas y tener mayor flexibilidad y potencia en el tratamiento de las consultas.

SQLite es en mi opinión el mejor motor RDBMS para este tamaño de negocio del que estoy hablando. Y la mejor interfase para ese gestor es un addon de Firefox, SQLite Manager, que permite importar las tablas en formato CSV que habíamos generado con Excel o Tablepro, también añadir datos directamente y visualizarlos y consultarlos mediante el propio navegador Firefox. Una base de datos SQLite puede contener varias tablas y sus relaciones entre ellas, en forma de ‘vistas’.

Captura de pantalla de 2016-01-31 13:34:05.png

Las bases de datos de SQLite, como los archivos de CherryTree, son un solo archivo perfectamente identificable, y su respaldo y compartición son inmediatos.

Estos programas tienen la virtud de que tienen versiones para Windows y para Linux y además son portables y gratuitos.

DISCLAIMER.- Use el software y procedimientos descritos bajo su sola responsabilidad. Parte del software que se menciona puede modificar el sistema operativo del ordenador o del teléfono y provocar perdidas de información o mal funcionamiento del mismo. No se ofrece ninguna garantía ni implícita ni explícita. Ni se admite ninguna responsabilidad por mal uso o pérdidas originadas en equipos informáticos o en datos que contengan, causadas por software y métodos que aquí se indican.

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2 comentarios en “Montar un sistema documental con muy pocos recursos

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